一、導語(yǔ)
很多企業(yè)常常會(huì )遇到這些情況,內控體系建立后,得到一本手冊,一陣忙碌和熱鬧之后,高高舉起,又輕輕放下。內控手冊有了,內控流程有了,那這些管理流程具體應該怎么落實(shí)執行呢?這需要我們的管理部門(mén)結合企業(yè)的實(shí)際運營(yíng)情況,進(jìn)一步細化管理制度,確保既能滿(mǎn)足業(yè)務(wù)規范性,又能應對內控風(fēng)險,使得公司運營(yíng)更加合規。就像治沙一樣,大家都知道種樹(shù)可以治沙,但是種什么樹(shù),從哪里開(kāi)始種,就需要我們根據土壤的實(shí)際情況,水源的分布情況來(lái)確定。
二、制度應以?xún)瓤貫榭蚣苓M(jìn)行補充完善
對于未曾全面開(kāi)展內控體系建設的企業(yè)而言,自身已有的制度文件其實(shí)并不少,但是也會(huì )面臨這些問(wèn)題:制度散落在各個(gè)部門(mén),員工不便查找;或者公司明明好幾百個(gè)制度,還是覺(jué)得核心業(yè)務(wù)制度缺失。那么如何通過(guò)制度建設解決這些問(wèn)題呢?為了將內控落到實(shí)處,需要通過(guò)制度將控制措施細化,梳理流程具體的操作要求和標準。通常,企業(yè)應該通過(guò)內控手冊進(jìn)行制度對標,將制度和控制措施聯(lián)系起來(lái),讓制度細化控制措施。制度的完善應以?xún)瓤伢w系作為依據,針對現有的制度查漏補缺,并對其進(jìn)行補充完善。制度就是文字化的內控流程圖,制度的編制應以?xún)瓤亓鞒虉D的主要流程步驟為整體框架,對每個(gè)控制措施進(jìn)行細化和補充,詳細規定該控制措施的實(shí)施主體、主體權限、具體舉措、輸出單據等。以制度的覆蓋率作為制度完善程度的量化標準和管理提升的體現。
總之,制度應以?xún)瓤貫榭蚣苓M(jìn)行補充和完善,企業(yè)應通過(guò)制度覆蓋率來(lái)量化制度建設情況,并通過(guò)制度覆蓋率變化情況的統計和分析,逐步提升管理水平。
三、制度要厘清責任
企業(yè)的各個(gè)部門(mén)往往清楚自己部門(mén)的職責是什么,但是其他部門(mén)要配合做什么或者要配合其他部門(mén)做什么,卻并不明確,因此形成了部門(mén)間的壁壘。管理部門(mén)通常負有對流程規范的制定,流程執行的監督,流程質(zhì)量的提升等相關(guān)職責。內控的作用之一就是要打破部門(mén)間的壁壘,厘清各部門(mén)的職責。當然對于這些職責,同樣需要通過(guò)制度將其補充完善,明確部門(mén)內部的責任,主責部門(mén)的責任,協(xié)助部門(mén)的責任,領(lǐng)導的責任。
通常編寫(xiě)時(shí)我們采用5W1H方法,來(lái)明確職責和要求:
例如,小趙是個(gè)新員工,看到公司工作制度上規定:由自己部門(mén)負責編制項目立項申請,然后交由領(lǐng)導審批。于是他把自己的申請編制好后,拿給自己的直屬部門(mén)領(lǐng)導審批,結果領(lǐng)導告訴他,還要有相關(guān)協(xié)作部門(mén)的審核,由協(xié)作部門(mén)領(lǐng)導簽字后再給自己部門(mén)的分管領(lǐng)導審批,于是,小趙又去找了協(xié)作部門(mén)的部門(mén)領(lǐng)導。領(lǐng)導拿到申請后,認為這個(gè)申請還要由協(xié)作部門(mén)的分管領(lǐng)導審核,協(xié)作部門(mén)審核的程序終于走完了,等小趙給自己部門(mén)分管領(lǐng)導審核時(shí),分管領(lǐng)導又提出,還需要公司的總經(jīng)理辦公會(huì )和董事會(huì )進(jìn)行審議,因此需要對申請材料進(jìn)行補充。這樣來(lái)回重復工作,制度規定不明確,工作效率可想而知,這種感覺(jué)是不是十分熟悉!制度沒(méi)有分清職責,使得員工不清楚正確的審批程序。應該有哪些部門(mén)參與協(xié)作,找哪些領(lǐng)導審批,分管領(lǐng)導應該管理什么審批什么,哪些事項的審議或決議需要上總經(jīng)理辦公會(huì )、董事會(huì )或股東大會(huì ),需要有一個(gè)清楚明確的依據和標準。通過(guò)制度把部門(mén)內部的職責、主責部門(mén)的責任、協(xié)作部門(mén)的責任、領(lǐng)導的責任明確后,就會(huì )減少像小趙一樣的新員工在執行工作時(shí)的困惑,提高辦事效率。另一方面,企業(yè)的領(lǐng)導層知道自己的責任后,就會(huì )變被動(dòng)為主動(dòng),主動(dòng)進(jìn)行管理,管理意識和水平也會(huì )逐漸提高。
所以,內控主要幫助我們明確在一項業(yè)務(wù)中,哪個(gè)部門(mén)負主要管理責任,哪些部門(mén)負協(xié)助責任。制度通過(guò)對責任的劃分,細化主責部門(mén)主要管理什么,管理要求是什么,要達到什么效果;并且明確協(xié)作部門(mén)的職責和權限,這樣部門(mén)間的協(xié)作才能更加緊密,整個(gè)企業(yè)的運作因而更順暢。
四、管理問(wèn)責案例—長(cháng)生生物疫苗造假事件
案例簡(jiǎn)介:
(一)基本情況
2018年7月15日下午,國家藥監局通報:根據舉報線(xiàn)索,國家藥品監督管理局在7月6日-8日前往長(cháng)春長(cháng)生生物科技有限責任公司,開(kāi)展飛行檢查,發(fā)現該公司凍干人用狂犬病疫苗生產(chǎn)存在記錄造假等嚴重違反《藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規范》的行為。
2018年7月18日,吉林食藥監對長(cháng)春長(cháng)生生產(chǎn)不合格百白破疫苗處以344萬(wàn)元行政罰款。
2018年7月23日,長(cháng)春警方對長(cháng)春長(cháng)生違法違規生產(chǎn)狂犬病疫苗立案調查。習近平作出重要指示:立即調查事實(shí)真相,一查到底,嚴肅問(wèn)責。國務(wù)院調查組趕赴吉林,調查長(cháng)春長(cháng)生違法違規生產(chǎn)狂犬病疫苗案件。
2018年7月24日,長(cháng)春長(cháng)生公司董事長(cháng)高某芳等15人被刑拘。
2018年7月29日,長(cháng)春警方提請檢察院批捕長(cháng)春長(cháng)生董事長(cháng)等18人。
2018年8月1日,國家藥監局會(huì )同國家衛生健康委等部門(mén)組成核查組赴湖北,對2017年發(fā)現的武漢生物效價(jià)不合格百白破疫苗處置工作開(kāi)展核查。
2018年8月15日,國務(wù)院調查組進(jìn)一步查明,長(cháng)春長(cháng)生生產(chǎn)的效價(jià)不合格百白破疫苗另有247200支,銷(xiāo)往山東、安徽。
(二)“疫苗案”問(wèn)責名單
7名省部級官員涉“疫苗案”被問(wèn)責:
金育輝(吉林省副省長(cháng),2017年4月起分管吉林省食品藥品監管工作)予以免職;
李晉修(吉林省政協(xié)副主席,2015年12月-2017年4月任分管吉林省食品藥品監管工作的副省長(cháng))責令辭職;
要求劉長(cháng)龍(長(cháng)春市市長(cháng),2016年9月任長(cháng)春市代市長(cháng),2016年10月至今任長(cháng)春市市長(cháng))、畢井泉(市場(chǎng)監管總局黨組書(shū)記、副局長(cháng),2015年2月-2018年3月任原食品藥品監管總局局長(cháng))引咎辭職;
要求姜治瑩(吉林省委常委、延邊朝鮮族自治州委書(shū)記,2012年3月-2016年5月任長(cháng)春市委副書(shū)記、市長(cháng))、焦紅(國家藥監局局長(cháng))作深刻檢查;
中央紀委國家監委對吳湞(原食品藥品監管總局副局長(cháng)、原衛生計生委副主任,分管藥化注冊管理、藥化監管和審核檢驗等工作)進(jìn)行立案審查調查;
對35名非中管干部進(jìn)行問(wèn)責;
責成吉林省委和省政府、國家藥監局向中共中央、國務(wù)院作深刻檢查。
案例分析:
長(cháng)生生物疫苗案,總體而言是由于“疫苗生產(chǎn)企業(yè)逐利,監管部門(mén)失職失察”所引發(fā)的。地方政府和監管部門(mén)監管責任落實(shí)不到位,導致問(wèn)題疫苗猖獗,公共衛生安全底線(xiàn)失守。
管理思路:
管理機構被嚴厲的處罰,管理機構必須承擔管理職責。政府與監管機構需要完善法律法規和制度規則,明晰和落實(shí)監管責任,加強生產(chǎn)過(guò)程現場(chǎng)檢查,督促企業(yè)履行主體責任義務(wù),建立質(zhì)量安全追溯體系,落實(shí)產(chǎn)品風(fēng)險報告制度。對風(fēng)險高、專(zhuān)業(yè)性強的疫苗藥品,需明確監管事權,在地方屬地管理的基礎上,要派出機構進(jìn)行專(zhuān)項檢查。同時(shí)加強監管隊伍能力建設,盡快建設職業(yè)化、專(zhuān)業(yè)化的疫苗藥品檢查隊伍。